Ответ: Трудовым законодательством предусмотрено право работника на получение документов или их копий, связанных с работой. Но конкретный перечень, где указывалось бы, какие документы работодатель обязан представить, а какие нет, отсутствует. Поэтому между работниками и работодателями зачастую возникают споры и дело даже доходит до суда. Рассмотрим, какие же документы или копии документов работодатель обязан выдать, кому и на каких основаниях.

Какие документы работодатель обязан представить?

О том, какие документы или их копии должны быть выданы работнику, говорится лишь в нескольких статьях Трудового кодекса. Так, в силу ст. 62 работодатель обязан выдавать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой. Там же приводится их примерный (открытый) перечень:

1) копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении;

2) выписка из трудовой книжки;

3) справки:

- о заработной плате;

- о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;

- о периоде работы у данного работодателя.

Кроме того, не так давно в эту статью было внесено дополнение о том, что работодатель в целях обязательного социального страхования должен выдать работнику на основании его заявления трудовую книжку.

В ст. 68 ТК РФ установлено, что по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. А в ст. 84.1 ТК РФ говорится о документах, которые работодатель должен выдать работнику при увольнении в последний день его работы (трудовой книжке и других документах, связанных с работой). В тот же день следует выдать работнику такие документы, хранящиеся у работодателя, как медицинская книжка, военный билет.

Обратите внимание! Трудовую книжку работодатель выдает только при увольнении или для представления в орган, осуществляющий обязательное социальное страхование. Причем работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки от этого органа вернуть ее работодателю (ч. 3 ст. 62 ТК РФ).

Статьей 89 ТК РФ установлено, что работник также имеет право на получение копии любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

Помимо перечисленного, работодатель в соответствии с иными федеральными законами обязан предоставить работнику и другие документы:

- справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ);

- справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации");

- справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (ст. 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством");

- информацию об исчисленных, удержанных и перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (п. 8 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений");

- копию сведений персонифицированного учета (ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования").

Часто работники обращаются и за копиями локальных нормативных актов, таких как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, о премировании. И работодатели часто отказывают, а зря, поскольку данные документы являются связанными с работой и с ними работодатель должен ознакомить каждого работника перед заключением трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Обязанность предоставлять работникам копии таких актов не установлена, но если работник затребовал их в письменном виде, отказать ему работодатель не может. Это подтверждается и судебной практикой (см. Апелляционное определение Оренбургского областного суда от 16.04.2013 по делу N 33-1860-2013).

Обратите внимание! Отказать можно только в выдаче копий тех документов, которые не имеют отношения к трудовой деятельности работника, составляют государственную или служебную тайну или содержат персональные данные других работников (например, штатное расписание).

Можно сделать вывод, что выдаются сотруднику любые документы, связанные с его работой. Срок выдачи - не позднее трех рабочих дней со дня получения от сотрудника заявления.

Вы обязаны выдать работнику, в том числе и бывшему, в течение 3 рабочих дней со дня получения от него письменного запроса документы, связанные с его работой у вас. Почти все кадровые документы должны храниться в компании бессрочно или 75 лет. Нужно это, в частности, и для того, чтобы даже давно уволившийся сотрудник мог получить касающиеся его документы со старой работы.

При этом обязанность человека объяснять в своем запросе, для чего ему понадобились такие бумаги, законодательством не установлена. Поэтому вы не вправе требовать таких объяснений.

Предупреждаем руководителя, что если работодатель откажется выдать копии необходимых документов работнику по его письменному запросу, а тот пожалуется в трудинспекцию, она может оштрафовать фирму на 30000 - 50000 руб., а руководителя - на 1000 - 5000 руб.

В законе также нет конкретного перечня "документов, связанных с работой". Некоторые из них прямо указаны в ТК РФ. Среди них:

- копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы;

- выписки из трудовой книжки;

- справки о заработной плате, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя.

Поэтому если у вас есть письменный запрос работника о выдаче какого-либо из таких документов, то безоговорочно выдайте ему этот документ.

Еще есть документы, связанные с работой, обозначенные в ТК РФ как "...и другое". К ним могут относиться, в частности, акты о несчастном случае, графики сменности, копия трудового договора, документы о прохождении обязательных аттестаций, специализированных курсов повышения квалификации, копии локальных нормативных актов (например, положения о внутреннем трудовом распорядке, о премировании).

Копии подобных документов тоже проще сразу отдать работнику, если они касаются именно его работы. Предположим, запрошена копия приказа о премировании. Если таким приказом премировалось несколько работников, то по запросу одного из них вы можете сделать из приказа выписку. Передавать весь приказ, содержащий персональные сведения других работников, без их согласия запрещено ТК РФ.

Если вы никак не отреагируете на запрос работника или сделаете отписку типа: "Не дадим, потому что экземпляр трудового договора был выдан вам на руки при приеме на работу/с локальными нормативными актами вы были ознакомлены под роспись", работник может обратиться в суд. И вас обяжут выдать работнику запрошенные им бумаги, а возможно, и выплатить ему компенсацию морального вреда.

Но предположим, суд признает, что к примеру, копии приказов о направлении в командировку можно не выдавать, поскольку это внутренняя техническая документация, не связанная с работой конкретного сотрудника. Времени на судебное разбирательство вы все равно потратите больше, чем если сразу передадите документы по запросу работника.

Совет. Чтобы вы могли доказать отправку запрошенных бывшим работником документов:

(или) передавайте их работнику под роспись. Если с заявлением от работника за документами пришел не сам работник, а, предположим, его родственник, то безопаснее запросить у последнего нотариально заверенную доверенность от работника на получение документов, касающихся работы, и паспорт. И тоже выдать документы этому человеку под роспись;

(или) отправляйте их по почте ценным письмом с описью вложения.

Статья 235. Материальная ответственность работодателя за ущерб, причиненный имуществу работника.

Работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

При согласии работника ущерб может быть возмещен в натуре.

Заявление работника о возмещении ущерба направляется им работодателю. Работодатель обязан рассмотреть поступившее заявление и принять соответствующее решение в десятидневный срок со дня его поступления. При несогласии работника с решением работодателя или неполучении ответа в установленный срок работник имеет право обратиться в суд.

Данная информация содержится в документах из Информационных Банков:
«Пресса и книги (бюджетные организации)», «Бухгалтерская пресса и книги», «Российское законодательство (Версия Проф)».

Статья: Выдаем работнику копии документов (Белова Е.В.) ("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", 2016, N 7) { КонсультантПлюс }

Вопрос: Обязаны ли мы выдавать копии документов, касающихся работы, нашему сотруднику, если он никак не мотивировал, для чего они ему нужны? Если обязаны, то как правильно их оформить для него? ("Главная книга", 2014, N 21) { КонсультантПлюс }

ст. 235, "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.07.2017) { КонсультантПлюс }

Подготовлено на основе материалов СПС Консультант Плюс.
Нет КонсультантПлюс? Закажите полную версию документа!


Отправляя форму, Вы принимаете Cоглашение и подтверждаете Ваше Согласие на обработку персональных данных.