Как отразить неотработанные отпускные при увольнении?
При выплате отпускные должны быть отражены в разд. 3 справки 2-НДФЛ с кодом дохода 2012, в разд. 5 — в общей сумме дохода. А НДФЛ с них в разд. 5 — в составе удержанного и перечисленного в бюджет налога. Отпускные за неотработанные дни удерживают из доходов работника при окончательном расчете с ним. Отдельно НДФЛ с удерживаемых отпускных за неотработанные дни в справке 2-НДФЛ не отражают. Организация просто уменьшит НДФЛ с последней зарплаты (выплаты) на НДФЛ с удерживаемых отпускных.
Удержать без согласия работника можно не более 20% от выплачиваемой на руки суммы.
Если компания не сможет удержать всю сумму отпускных, то за работником на момент увольнения остается долг. В этом случае сумму долга и ранее удержанный с нее НДФЛ в справке 2-НДФЛникак дополнительно не отражают. То есть отпускные за неотработанные дни останутся в доходах в составе выплаченных отпускных, а НДФЛ с них — в составе удержанного и перечисленного в бюджет налога.
Если впоследствии работник добровольно погасит долг, НДФЛ с этой суммы нужно будет ему вернуть как излишне удержанный.
ПРИМЕР. Отпускные за неотработанные дни в 2-НДФЛ
Доход работника за месяц увольнения — 20 000 руб. Сумма отпускных за неотработанные дни — 5000 руб. НДФЛ с этих сумм составит соответственно 2600 руб. (20 000 руб. х 13%) и 650 руб. (5000 руб. х 13%). Удержать из дохода работника можно только 3480 руб. ((20 000 руб. – 2600 руб.) x 20%). НДФЛ с этой суммы — 452,40 руб. (3480 руб. х 13%).
Таким образом, при увольнении работник получит доход — 16 520 руб. (20 000 руб. – 3480 руб.), а НДФЛ, который нужно удержать, составит 2147,60 руб. (2600 руб. – 452,40 руб.). Неудержанный долг за работником — 1520 руб. (5000 руб. – 3480 руб.) и НДФЛ с этой суммы — 197,60 руб. (650 руб. – 452,40 руб.) отдельно в справке 2-НДФЛ показывать не нужно.