Организация применяет факсимильную подпись, кто имеет право ее использовать, на каких документах и каким документом утверждается?
Факсимильная подпись представляет собой механическую копию личной подписи физического лица на бумажном документе. Она воспроизводится в виде оттиска печати или штампа.
Факсимильные штампы имеются во многих компаниях. Они предназначены для решения организационных проблем. Ведь работник, наделенный правом подписи, не всегда может поставить ее лично. Например, по причине временного отсутствия на рабочем месте.
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон ст. 160, "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ
Подписи на первичных документах, составленных на бумаге, должны быть выполнены от руки. Документы, подписанные факсимиле, не могут подтверждать расходы и вычеты (Письмо Минфина от 13.04.2015 N 03-03-06/20808, Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 N 4134/11).
Доверенность должна содержать рукописную подпись соответствующего лица. Не допускается использование на доверенностях факсимильного воспроизведения подписи, поскольку ГК РФ не предусматривает такой возможности. Кроме того, Минфин России в Письме от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ высказывает аналогичное мнение. "В соответствии со статьей 160 ГК РФ использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон. Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия".
Действующее законодательство допускает использование факсимильного воспроизведения подписи на документах в случаях, предусмотренных соглашением сторон.
Судебная практика также признает имеющими юридическую силу документы, оформленные с применением факсимиле, если на них стоит печать, имело место фактическое исполнение заключенного с помощью факсимиле договора или если это соответствует практике оформления взаимоотношений между сторонами. Однако если указанные условия отсутствуют, то документ, подписанный посредством факсимиле, не будет принят судом в качестве доказательства по делу.
Если в хозяйственной деятельности организации используется факсимиле, то целесообразно локальным актом установить порядок его применения (кто и в каких конкретно случаях вправе его использовать).
При взаимодействиях с контрагентами также нужно предусмотреть возможность использования факсимиле непосредственно в условиях договора, что поможет в дальнейшем избежать проблем.
Данная информация содержится в документах из Информационного Банка
«Российское законодательство (Версия Проф)».
Подготовлено на основе материалов СПС Консультант Плюс.
Нет КонсультантПлюс? Закажите полную версию документа!