Оформление использования личного транспорта работника в служебных целях
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.
Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении. Там же необходимо определить и условия выплаты компенсации. Например, компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце; за время, когда работник находился в отпуске, командировке или был нетрудоспособен, компенсация не выплачивается.
Согласно ст. 235 ТК РФ при утрате или повреждении имущества по вине работодателя работнику должен быть возмещен понесенный им материальный ущерб.
Выплата работникам компенсации за использование личного транспорта производится в тех случаях, когда их работа по своему характеру связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.
Основанием выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, которым устанавливаются размеры этой компенсации.
Изменить условие трудового договора об использовании работником в служебных целях личного имущества и соответствующей компенсации можно путем соглашения сторон, а если работник отказывается, то работодатель вправе действовать в соответствии со ст. 74 ТК РФ. Очевидно, причиной для одностороннего изменения работодателем условий трудового договора с работником о компенсации за использование личного имущества могут служить организационные или технологические изменения, вследствие которых изменяются или устраняются обстоятельства, требующие от работника использования этого личного имущества.
На практике используют два способа установления возмещения расходов работнику за использование личного имущества:
- через трудовой договор, определив в нем компенсацию за использование, износ, амортизацию;
- через договор аренды.
Компенсация в трудовом договоре
Работник вправе рассчитывать на компенсацию за использование личного имущества, когда:
- использует личное имущество в интересах работодателя;
- работодатель знает об этом или согласен на это;
- размер компенсации определен соглашением, заключенным в письменной форме.
Договор аренды
Договор аренды заключается по правилам ГК РФ. Например, аренда автомобиля может быть двух видов - с экипажем и без (ст. ст. 632, 642 ГК РФ). В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и проводить техническое обслуживание сам работник, во втором это делают иные лица.
Именно в договоре аренды отражаются все особенности правоотношений сторон - стоимость аренды, услуг по управлению автомобилем и пр. При этом за использование имущества работника работодатель не платит компенсацию, а вносит арендную плату.
Заключая договор аренды, необходимо учитывать некоторые нюансы:
1. Организация обязана удерживать НДФЛ с сумм арендной платы, начисляемой работнику, поскольку арендная плата - доход работника (ст. 208 НК РФ). Если этого не делать, организация будет оштрафована в размере 20% неудержанных сумм. Напомним, если работник - гражданин РФ, то ставка по налогу равна 13%, если же он является налоговым резидентом другой страны - 30% (ст. 224 НК РФ).
2. При расчете налога на прибыль организация может уменьшить сумму дохода на величину арендной платы и иных произведенных в соответствии с договором аренды расходов (на капитальный ремонт и пр.). Главное, чтобы эти расходы были документально подтверждены.
3. Не нужно начислять страховые взносы на арендную плату. Согласно ст. 420 НК РФ выплаты по гражданско-правовым договорам, которые связаны с передачей имущества в пользование, не облагаются страховыми взносами.
Итак, использование работником личного имущества в служебных целях компенсируется работодателем в соответствии со ст. 188 ТК РФ при наличии письменного соглашения о размере компенсации (то есть с согласия работодателя на использование работником этого имущества). Данная компенсация не облагается НДФЛ, учитывается в составе расходов в определенных пределах, и страховые взносы на нее не начисляются.
Если с работником заключается договор аренды, следует помнить, что о компенсации уже речи идти не будет. Внесение арендных платежей регламентируется ГК РФ. Такие платежи облагаются НДФЛ, учитываются в составе расходов в полном объеме, а страховые взносы на них не начисляются.
Данная информация содержится в документах из Информационных Банков:
«Путеводитель по кадровым вопросам», «Деловые бумаги», «Юридическая пресса», «Бухгалтерская пресса и книги».
Подготовлено на основе материалов СПС Консультант Плюс.
Нет КонсультантПлюс? Закажите полную версию документа!