Электронные трудовые книжки с 2020 года: что надо сделать

04.02.20 в 17:25


РУБРИКА КАДРОВЫЙ ВОПРОС

С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку.

Попробуем разобраться, что из себя представляет новый документ и какие особенности в работе с новым форматом трудовой книжки.

Что будет предпринято для возможности введения электронных трудовых книжек?

Прежде всего, планируется внесениеизменений в законодательные акты.В частности, предполагается подписание следующих законов:

о внесении изменений в Трудовой кодекс (он установит возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде);

о внесении поправок в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (он введет обязанность работодателей представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности работников);

о внесении изменений в КоАП РФ (он установит административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений).

Кроме того, утверждаютсяформы:

СЗВ-ТД — для представления сведений о трудовой деятельности работников работодателями в ПФР;

СЗИ-ТД — для ведения кадрового учета работодателем, а также для предоставления сведений о трудовой деятельности работника самому работнику по его требованию.

Что изменится для работников в связи с введением электронных трудовых книжек, насколько для работника это является положительным новаторством?

Давайте рассмотрим этот вопрос.

Во-первых, цифровую книжку нельзя потерять.

Во-вторых, больше работникам не придется собирать сведения о своей трудовой деятельности для работодателя или ПФР. Вся эта информация будет собрана в специальной базе.

Стоит выделить и тот вопрос, что теперь работодателю будет весьма сложно угрожать работникуневыдачей ему трудовой книжки в случае конфликта.
Безусловно положительным является и тот факт, что теперь все отчисления в Пенсионный фонд будут формироваться автоматически, что упрощает взаимоотношения работникас Пенсионным фондом.

Процедура перехода на электронные трудовые книжки

Поэтапный переход и формированиеэлектронных трудовых книжекдолжныначаться с 2020 года. Для всех работников, которые на 2020 состояли в трудовых отношениях, переход на электронную форму трудовой книжкиявляется добровольным и будет осуществляться только с согласия работника. Для тех же, кто впервые устроится на работу в 2021 году,все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Возникает вполне логичный вопрос, а какова будет судьба бумажных трудовых книжек?

Совсем от бумажных трудовых книжек отказаться пока не придется — работодатели будут вести их наравне с электронными. При этом, с 1 января 2021 года сотрудники смогут сами решить, хотят они продолжать пользоваться бумажными трудовыми книжками или нет. Если сотрудник хочет сохранить бумажную книжку, то он должен написать соответствующее заявление. В таком случае работодателю всегда придется вести бумажную книжку одновременно с электронной. Если сотрудник заявление не напишет, с 2021 года работодатель должен отдать ему бумажную книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения.

Что должны сделать работодатели в рамках подготовки перехода на электронную трудовую книжку?

Итак, предполагается, что 1 января 2020 года для работодателей будет введена обязанность ежемесячно подавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. В связи с этим:

работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку;

при необходимости работодателям предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, скорректировать порядок ведения кадрового документооборота.

Сроки представления документов в ПФР. Предполагается, что с 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо подавать в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случае приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения (издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения).

Что должны знать работники при оформлении трудовых отношенийс применением электронной трудовой книжки?

Если их трудовая книжка ведется только в электронном виде, при трудоустройстве они должны будут предъявить работодателю информацию:

либо в распечатанном виде;

либо в электронной форме с цифровой подписью.

В обоих случаях работодатель перенесет данные в свою систему кадрового учета. При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде. В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные будут фиксироваться в ней.

Как видим, переход на электронные трудовые книжкибудет осуществляться постепенно. Все это дает возможность для работников со стажем работы самим решить, что им удобнее- трудовая книжка на бумажном носителе или электронная,для этого есть время. Для молодых работников, которые только начинают свою трудовую деятельность,электронные трудовые книжки станут привычными с самого начала и вряд ли у таких работников с этим будут проблемы.

А работодателям стоит знать, что к переходу нужно уже готовиться. Работы предстоит много, это и информирование всех работников, и внесение изменений в локальные нормативные акты. Все это требует времени, поэтому не стоит откладывать эту работу. Тем более за нарушения будут предусмотрены штрафные санкции.

Ирина ЖЕЛУДКОВА, директор АНО «Центр правовых экспертиз»



Материал предоставлен редакцией
газеты «Правовое обозрение»