Вопрос: У нас бумажный документооборот. Для своевременной оплаты...

Вопрос: У нас бумажный документооборот. Для своевременной оплаты с контрагентами используем скан-копии, после чего предоставляются подлинники. Необходимо ли требовать у контрагента оригинал или можно подшивать только копии?

Ответ:

Минфин пояснил: налогоплательщики вправе в исключительных случаях использовать сканы первички при регистрации в учете факта хоздеятельности. Однако в дальнейшем нужно представить бумажный или электронный оригинал.

Ведомство не уточнило, что относить к исключительным случаям. Полагаем, им может быть, например, ситуация, когда контрагент не смог передать оригинал документа на бумаге по независящим от него причинам.

Скан-копии первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированных на бумажном носителе), принимаются к бухгалтерскому учету в случае их соответствия положениям, предусмотренным пунктом 26 Стандарта «Концептуальные основы», и при условии удостоверения соответствия скан-копии подлиннику документа квалифицированной электронной подписью лица, ответственного за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни, и (или) лица, ответственного за формирование и (или) передачу такой скан-копии.

Между тем электронный образ (скан-образ) документа создается с помощью средств сканирования документа, оформленного на бумажном носителе, и его распечатка не имеет юридической силы. Скан-образ скорее является документом для ускорения обмена информацией между контрагентами или средством внутреннего контроля в организации.

Стороны могут установить, что сканированные копии документов имеют юридическую силу до момента обмена оригиналами (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.06.2022 N Ф05-10627/2022 по делу N А40-147107/2021, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 03.11.2020 N Ф07-10089/2020 по делу N А56-46180/2019), в том числе с утверждением требований к формату документа и правилам его оформления (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 05.03.2022 N Ф10-7036/2021 по делу N А36-8665/2020).

Таким образом, для регистрации фактов хозяйственной жизни должны применяться оригиналы первичных учетных документов. В исключительных случаях хозяйствующий субъект, по мнению Минфина, вправе использовать скан-образы первичных документов при регистрации в учете факта хозяйственной деятельности. Правда, в дальнейшем скан-образ необходимо заменить на бумажный или электронный оригинал.

Гришаева Ирина Яковлевна,
эксперт по вопросам бюджетных организаций «Линии консультаций»

Подготовлено на основе материалов СПС Консультант Плюс.
Нет КонсультантПлюс? Закажите полную версию документа!