Особенности организации документооборота с учетом требований Приказа Минфина РФ от 30.03.2015 г. № 52н: применение новых форм первичных учетных документов и регистров; особенности использования ЭЦП; требования к регистрам бухгалтерского учета; организация внутреннего контроля; составление графика документооборота.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 г. № 52н внесены изменения в содержание и порядок формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, используемых государственными (муниципальными) учреждениями, а также Методические указания по их применению. Подкорректированы перечни унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, а также сами формы. Данные документы и регистры следует применять при формировании учетной политики, начиная с 2015 года.

В данном приказе изменилась структура перечня документов. Так, в класс 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» ОКУД включено только четыре формы, одна из которых новая — Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005). Сюда вошли также Приходный кассовый ордер (ф. 0310001), Расходный кассовый ордер (ф. 0310002), Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310005).

Формы документов класса 04 «Унифицированная система банковской документации» ОКУД пополнились Инкассовым поручением (ф. 0401071).

Формы документов класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора», утвержденные постановлением Госкомстата России, адаптированы для использования государственными (муниципальными) учреждениями.

Соответственно, наиболее кардинальные изменения произошли в данном блоке. Здесь поменялись коды форм, их названия, добавлены новые документы. Из перечня регистров сюда перешел Авансовый отчет (ф. 0504505).

Перечень регистров подвергся незначительной корректировке. Из него также исключены утвержденные другими нормативными актами формы.

В целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и фактах хозяйственной жизни, в том числе с учетом особенностей автоматизированной технологии обработки учетной информации, субъект учета вправе включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные). Приоритет отдается электронным документам и регистрам, подписанным квалифицированной электронной подписью. На бумажном носителе документы составляются в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов, и (или) в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Денежные средства учреждения. Денежные средства в пути — новая корреспонденция счетов. Возврат субсидий при невыполнении задания (Федеральный закон РФ от 03.11.2015 г. № 301-ФЗ)

Содержание операции	Бухгалтерская запись		Документальное оформление (первичный документ)
	дебет	кредит
Начислен доход от получения субсидии на выполнение госзадания на основании условий заключенного соглашения	4.205.31.560	4.401.10.130	Соглашение на выполнение госзадания, график перечисления субсидий, Справка (ф. 0504833)
Поступили субсидии на выполнение госзадания на лицевой счет учреждения	4.201.11.510	4.205.31.660	Выписка из лицевого счета
	Забалансовый счет 17 (код КОСГУ 130)
Отражено исполнение Плана ФХД по доходам от получения субсидии на выполнение госзадания	4.508.10.130	4.507.10.130	Выписка из лицевого счета
Возврат субсидии на выполнение госзадания	4 201 11 510	4 205 31 660	Красным «сторно». Выписка из лицевого счета

Какие новые требования по ведению забалансовых счетов?

В целях осуществления управленческого учета на забалансовых счетах в учреждениях учитываются (абз. 1 п. 332 приказ № 157н):

– материальные ценности, находящиеся у учреждения, но не закрепленные за ним на праве оперативного управления;

– материальные ценности, учет которых согласно приказу № 157н предусмотрен вне балансовых счетов;

– обязательства, ожидающие исполнения;

– дополнительные аналитические данные об иных объектах учета и проведенных с ними операциях, необходимые для раскрытия сведений о деятельности учреждения в формируемой им отчетности.

Учет на забалансовых счетах ведется по простой системе (абз. 2 п. 332 приказ № 157н).

Все материальные ценности, иные активы и обязательства, учитываемые на забалансовых счетах, инвентаризируются в порядке и в сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе (абз. 4 п. 332 приказ № 157н).

Учреждениям разрешается вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета, а также для обеспечения контроля за сохранностью имущества, выданного в пользование (абз. 4 п. 1, абз. 3 п. 332 приказ № 157н).

Расширение перечня операций, учитываемых на счете 209. Введение новых групп к счету 209. Изменение стоимостной оценки причиненного ущерба.

Ущерб — убытки, непредвиденные расходы, утрата имущества и денег, недополученная выгода.

Счет 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам» предназначен для учета расчетов (п. 220, 221 приказ № 157н, п. 107 приказ № 174н, п. 110 приказ № 183н):

– по суммам выявленных недостач, хищений денежных средств, иных ценностей;

– суммам потерь от порчи материальных ценностей, другим суммам причиненного ущерба имуществу учреждения, подлежащим возмещению виновными лицами в установленном законодательством РФ порядке;

– по суммам предварительных оплат, не возвращенным контрагентом в случае расторжения договоров (иных соглашений), в том числе по решению суда;

– суммам задолженности подотчетных лиц, своевременно не возвращенным (не удержанным из заработной платы);

– суммам задолженности за неотработанные дни отпуска при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск;

– суммам излишне произведенных выплат;

– суммам принудительного изъятия, в том числе при возмещении ущерба в соответствии с законодательством РФ, при возникновении страховых случаев;

– суммам ущерба, причиненного вследствие действия (бездействия) должностных лиц организации;

– иным ущербам, а также иным доходам, возникающим в ходе хозяйственной деятельности учреждения, не отраженным на счетах расчетов 0 205 00 000 «Расчеты по доходам».

Недостача (порча) материальных ценностей в пределах норм естественной убыли не учитывается на счете 0 209 00 000. Стоимость материальных ценностей в пределах указанных норм относится по распоряжению руководителя на расходы учреждения (себестоимость готовой продукции, работ, услуг).

Учет расчетов с прочими дебиторами. Расширен порядок применения счета 210 05.

Счет 0 210 05 000 «Расчеты с прочими дебиторами» предназначен для учета расчетов с дебиторами по предоставлению учреждением, в частности (п. 235 приказ № 157н):

– обеспечений заявок на участие в конкурсе или закрытом аукционе;

– обеспечений исполнения контракта (договора);

– иных залоговых платежей, задатков.

Кроме того, счет предназначен для учета расчетов с дебиторами по иным возникающим в ходе ведения деятельности учреждения операциям, которые не отражаются на иных счетах учета Единого плана счетов.

Также, на данном счете подлежат учету денежные средства, внесенные учреждением в качестве обеспечения заявок при проведении электронных аукционов, перечисленные на счет оператора электронной площадки в банке.