Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

• если на поезде - железнодорожным билетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);
• если на самолете - авиабилетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талоном (Письма Минфина от 18.12.2017 N 03-03-РЗ/84409, от 01.09.2016 N 03-03-07/50992);
• если на такси - заказ-нарядом и квитанцией либо чеком ККТ (п. п. 93, 111 Правил перевозки пассажиров, Письма Минфина от 02.03.2017 N 03-03-07/11901, от 11.07.2012 N 03-03-07/33);
• если на служебном или личном автомобиле - путевым листом, чеками, квитанциями на покупку ГСМ, служебной запиской с указанием даты выезда и возвращения из командировки. В случае когда работник ездил в командировку на личном автомобиле, дополнительно надо приложить копию ПТС или свидетельства о регистрации транспортного средства, подтверждающих, что автомобиль принадлежит работнику (п. 7 Положения о командировках, Письмо Минфина от 20.04.2015 N 03-03-06/22368).

Если работник потерял документы, подтверждающие его проезд, заменить их может выданный перевозчиком дубликат проездного документа либо справка перевозчика (его представителя) с указанием данных работника, даты, маршрута и стоимости поездки (Письмо Минфина от 05.02.2010 N 03-03-05/18).

Расходы на проживание подтверждаются (п. 11 Положения о командировках):

• в гостинице - бланком строгой отчетности или чеком ККТ (п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг);
• в арендованной квартире - договором найма квартиры и документом об оплате (Письмо Минфина от 15.01.2016 N 03-03-07/803).

Период, за который выплачены суточные, подтверждают проездные документы, свидетельствующие о сроке нахождения работника в командировке, а при командировке на автомобиле - служебная записка. К ней должны быть приложены документы, доказывающие использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, которые подтверждают маршрут) (п. п. 7, 11 Положения о командировках, Письма Минфина от 20.04.2015 N 03-03-06/22368, ФНС от 24.11.2015 N СД-4-3/20427).

Если работник не представил проездные документы, то срок пребывания в командировке он может подтвердить (п. 7 Положения о командировках, Письмо Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1):

• или документами по найму жилья в месте командировки;
• или служебной запиской о сроке пребывания в месте командировки. В этой записке должностное лицо организации, куда был направлен ваш работник, должно поставить отметку и свою подпись, которые подтвердят даты прибытия работника в место командировки и выезда оттуда.

Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.