Подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 заполняйте в соответствии с Порядком заполнения Единой формы ЕФС-1.

Сведения вносите на основании первичных документов, в том числе приказов, других документов кадрового учета, а также на основании договоров ГПХ и иных договоров, на вознаграждение по которым согласно законодательству РФ о налогах и сборах начисляются страховые взносы.

Вместе с подразделом 1.1 формы ЕФС-1 нужно заполнить и подать титульный лист и подраздел 1 разд. 1 формы ЕФС-1.

Подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 представьте в территориальный орган СФР в электронной форме или на бумажных носителях (в том числе в сопровождении магнитного носителя)

В каких случаях нужно заполнить подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1

Подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 заполните на зарегистрированных лиц (включая совместителей и дистанционных работников) (п. 1.4 Порядка заполнения ЕФС-1):

• с которыми заключены трудовые (служебные) отношения по Трудовому кодексу РФ или иным федеральным законам;
• с которыми прекращены трудовые (служебные) отношения согласно Трудовому кодексу РФ или иным федеральным законам;
• в отношении которых произведены другие кадровые изменения, включая перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и др.;
• которые подали заявления о продолжении ведения трудовой книжки согласно ст. 66 ТК РФ;
• которые подали заявления о представлении им сведений о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ.
• ваших первичных документов, в том числе приказов, других документов кадрового учета;
• договоров ГПХ и других договоров, на вознаграждение по которым согласно законодательству РФ о налогах и сборах начисляются страховые взносы.

Подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 подайте также на застрахованных лиц в случаях, предусмотренных п. 1.5 Порядка заполнения ЕФС-1. Например, при заключении с ними договоров ГПХ о выполнении работ (оказании услуг), договоров авторского заказа, на вознаграждение по которым согласно законодательству РФ о налогах и сборах начисляются страховые взносы.

Подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 не нужно заполнять и подавать, если сведения составляют гостайну (п. 10 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).

Как заполнить подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1

Применяйте Порядок заполнения ЕФС-1, утвержденный Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 245п. Форматы сведений для ЕФС-1 в электронном виде утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 246п.

Учтите, что для представления подраздела 1.1 в СФР нужно обязательно заполнить титульный лист и подраздел 1 разд. 1 формы ЕФС-1 (п. 1.11 Порядка заполнения ЕФС-1).

Внесите необходимые сведения на основании (п. 1.12 Порядка заполнения ЕФС-1):

Учтите следующие особенности заполнения.

Поле "Дата подачи". Приведите дату, которую работник указал в заявлении о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Формат: ДД.ММ.ГГГГ (п. 4.1 Порядка заполнения ЕФС-1).

Если необходимо отменить ранее представленные сведения о подаче заявлений, в соответствующей строке приведите ранее указанную дату и в поле "Признак отмены" проставьте знак "X".

Графа 1 таблицы. Укажите номер записи каждого кадрового мероприятия и (или) каждого договора ГПХ. Нумерация сквозная, номера проставляйте в порядке возрастания без пропусков и повторений (п. 4.2 Порядка заполнения ЕФС-1).

Графа 2 таблицы. Укажите дату кадрового мероприятия, начала периода работы по договору ГПХ или окончания периода работы по договору ГПХ. Формат записи: ДД.ММ.ГГГГ (п. 4.3 Порядка заполнения ЕФС-1).

Графа 3 таблицы. Отразите соответствующее мероприятие.

Графа 4 таблицы. Эту графу заполняйте только в отношении зарегистрированных лиц, которые работают (в том числе по договорам ГПХ) в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (п. 4.5 Порядка заполнения ЕФС-1). Внесите соответствующий код согласно представленной таблице.

Графа 5 таблицы. Запись о наименовании трудовой функции (должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретном виде поручаемой работы) заполните согласно штатному расписанию.

Укажите структурное подразделение, если работа в нем включена в трудовой договор.

Если по федеральным законам с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны отвечать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками или положениями профессиональных стандартов или реестров соответствующих должностей.

Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отразите с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.).

Графу 5 не заполняйте при заключении договора ГПХ.

Указанные правила предусмотрены п. 4.6 Порядка заполнения ЕФС-1.

Графа 6 таблицы. Внесите код выполняемой функции по правилам п. 4.7 Порядка заполнения ЕФС-1.

Кодовое обозначение занятия должно соответствовать занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей). Код состоит из пяти цифровых знаков. Формат записи - XXXX.X. Код включает:

код наименования группы занятий в ОКЗ - первые четыре знака;

контрольное число - пятый знак.

Графа 6 обязательно должна быть заполнена, если вид мероприятия - "ПРИЕМ", "ПЕРЕВОД", "УВОЛЬНЕНИЕ", "ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ", "ВОЗОБНОВЛЕНИЕ", "НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ" или "ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ".

Для договоров ГПХ в графе 6 также нужно указать один из кодов таблицы.

Графа 7 таблицы. Укажите необходимый код причины увольнения из Классификатора параметров, а также без каких-либо сокращений причину прекращения трудового договора согласно положениям Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.

Если выбран код "иное", то обязательно внесите реквизиты нормативного правового акта, а также пункт, часть статьи, статью, являющиеся основанием для увольнения.

При прекращении договора ГПХ графу 7 не заполняйте.

Такие правила следуют из п. 4.8 Порядка заполнения ЕФС-1.

Графа 8 таблицы. Укажите название документа-основания, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений (приема, перевода, приостановления, увольнения и т.д.). Это может быть приказ (распоряжение) или другой ваш документ. Если вы заключаете или прекращаете договор ГПХ, то напишите его наименование (п. 4.9 Порядка заполнения ЕФС-1).

Графа 9 таблицы. Отразите дату документа в формате ДД.ММ.ГГГГ (п. 4.10 Порядка заполнения ЕФС-1).

Графа 10 таблицы. Внесите номер приказа (распоряжения), другого документа или номер договора ГПХ. Знак "N" не указывайте (п. 4.11 Порядка заполнения ЕФС-1).

Графа 11 таблицы. Заполните, если нужно отменить запись в ранее предоставленных сведениях о трудовой (иной) деятельности по зарегистрированному лицу. В этом случае подайте форму ЕФС-1, заполненную в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить. В графе 11 проставьте знак "X" (п. 4.12 Порядка заполнения ЕФС-1).

При необходимости скорректировать (исправить) ранее предоставленные сведения о трудовой (иной) деятельности по зарегистрированному лицу отмените ранее поданные сведения по п. 4.12 Порядка заполнения ЕФС-1. В следующей строке приведите скорректированные (исправленные) сведения (п. 4.13 Порядка заполнения ЕФС-1).

Перед подачей сведений в бумажном виде проверьте, что необходимые данные заполнены печатными буквами, отсутствуют помарки, исправления и какие-либо сокращения. Учтите, что исправлять ошибки с помощью корректирующего или иного аналогичного средства также не допускается. Сведения должны быть внесены чернилами, шариковой ручкой черного, фиолетового или синего цвета или при помощи средств вычислительной техники (п. 1.14 Порядка заполнения ЕФС-1).

Готовый образец заполненной формы ЕФС-1 вы найдете ниже в разделе «Ссылка на документы».

Как заполнить сведения о трудовой (иной) деятельности на совместителя

Указанные сведения заполняются на всех работников, включая внешних и внутренних совместителей (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ, п. 1.4 Порядка заполнения ЕФС-1).

Представить сведения на совместителей нужно в тех же случаях, что и на основных работников (ч. 1, 2 ст. 66.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 2 ст. 11 Закона о персонифицированном учете). Исключение - подача заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Это заявление подается только работодателю по основному месту работы (ч. 5, 6 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). Соответственно, отчитаться в СФР о его получении может только такой работодатель.

Сведения о совместителе отражаются по общим правилам, какие-либо особенности Порядком заполнения ЕФС-1 не установлены.

Какие строки и как нужно заполнить, если за время работы зарегистрированного лица изменилось наименование страхователя

Это мероприятие нужно отразить отдельной строкой в таблице следующим образом (п. 4.14 Порядка заполнения ЕФС-1):

в графу 2 внесите дату, с которой произошло изменение наименования страхователя. Формат записи: ДД.ММ.ГГГГ;

в графе 3 укажите "Переименование";

в графе 5 отразите, что "Старое наименование" с конкретного числа переименовано в "Новое наименование страхователя";

в графах 8 - 10 укажите реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих переименование страхователя.

Куда и как подать сведения о трудовой (иной) деятельности

Сведения подайте в ваш территориальный орган СФР. Их можно подать в электронной форме или на бумажных носителях (в том числе в сопровождении магнитного носителя) (п. п. 1.4, 1.13 Порядка заполнения ЕФС-1).

Если численность работающих у вас застрахованных лиц за отчетный период превышает 10 человек, сведения представьте в форме электронного документа, подписанного УКЭП, а если 10 человек и менее - по желанию - в бумажной или электронной форме (п. 2 ст. 8 Закона о персонифицированном учете).

Вновь созданная организация подает сведения о трудовой (иной) деятельности на принятых работников в общем порядке не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), документа или принятия иного решения, которые подтверждают оформление трудовых отношений (п. п. 1 - 2, пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).

Кто является ответственным за подачу сведений о трудовой (иной) деятельности, нормативно не определено. Вы сами решаете, кто будет заполнять и подавать их. На практике это чаще всего специалист кадровой службы или бухгалтер.

Назначить ответственного можно, например, закрепив такую обязанность в трудовом договоре, должностной инструкции работника или в приказе.

Как подать сведения о трудовой (иной) деятельности на вновь принятого директора (руководителя организации)

При подаче указанных сведений необходимо соблюдать общее правило: представить сведения в СФР нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), документа или принятия иного решения, которые подтверждают оформление трудовых отношений (п. п. 1 - 2, пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона о персонифицированном учете). Особенностей подачи сведений о трудовой (иной) деятельности при приеме на работу директора (руководителя организации), который не является единственным участником (учредителем) общества, в Законе нет.

Если руководителем организации является единственный участник (учредитель) общества, то сведения о трудовой деятельности на него не представляются. Сведения формируются на зарегистрированных лиц, с которыми заключены или прекращены трудовые отношения, а единственный участник (учредитель) трудовой договор сам с собой не заключает (Письмо Минтруда России от 24.03.2020 N 14-2/В-293). Считаем вывод Письма актуальным и после создания СФР.

Какой срок установлен для хранения сведений о трудовой (иной) деятельности

Копии указанных сведений следует хранить 50 лет (п. 3 ст. 8 Закона о персонифицированном учете, ч. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, п. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Какая ответственность предусмотрена за нарушение порядка и сроков представления в СФР подраздела 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1

За несвоевременное представление сведений о трудовой деятельности или представление неполных и (или) недостоверных сведений предусмотрена ответственность по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ. По данной статье наказать могут только должностное лицо. Вместе с тем, по нашему мнению, в этом случае есть риск, что юрлиц и ИП привлекут к ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ (ст. 17 Закона о персонифицированном учете).

Кроме того, предусмотрена ответственность по ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ. По ней должностное лицо могут наказать за непредставление в установленный срок в территориальный орган СФР, в частности, сведений о договорах ГПХ на выполнение работ (оказание услуг), за представление указанных сведений в неполном объеме или в искаженном виде. По нашему мнению, в этом случае также могут оштрафовать юрлицо и ИП по Закону о персонифицированном учете.

Учтите, что за непредставление сведений в электронной форме в случаях, когда соблюдение такой формы обязательно, предусмотрен штраф в размере 1 000 руб. (п. 2 ст. 8, ст. 17 Закона о персонифицированном учете).

Ссылка на документы:

Обзор: "ЕФС-1: на какие важные моменты обратить внимание бухгалтеру и кадровику" (КонсультантПлюс, 2022) { КонсультантПлюс }

Постановление Правления ПФ РФ от 31.10.2022 N 245п "Об утверждении единой формы "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)" и порядка ее заполнения" { КонсультантПлюс }

Постановление Правления ПФ РФ от 31.10.2022 N 246п "Об определении форматов сведений для единой формы "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)" { КонсультантПлюс }

"ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Общероссийский классификатор занятий" (принят и введен в действие Приказом Росстандарта от 12.12.2014 N 2020-ст) (ред. от 18.02.2021) { КонсультантПлюс }

ст. 8, Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ (ред. от 07.10.2022) "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования" { КонсультантПлюс }

ст. 15.33.2, "Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 19.12.2022) { КонсультантПлюс }

Готовое решение: Как с 1 января 2023 г. заполнить и подать подраздел 1.1 подраздела 1 сведения о трудовой (иной) деятельности формы ЕФС-1 (КонсультантПлюс, 2022) { КонсультантПлюс }

Форма: Сведения о трудовой (иной) деятельности при увольнении с 1 января 2023 г. (Форма ЕФС-1) (образец заполнения) (КонсультантПлюс, 2022) { КонсультантПлюс }