Согласно Трудового законодательства часть ежегодного оплачиваемого отпуска по желанию работника может быть заменена денежной компенсацией. В памятке представлены основные нюансы документального оформления этой кадровой процедуры, а также ограничения и запреты по компенсацию отпуска (читать далее).

Общие положения

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией, если иное не предусмотрено законодательством.

При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Следует учитывать, что замена части отпуска денежной компенсацией является правом, а не обязанностью работодателя, т.е. он может и отказать работнику. Эту позицию разделяют суды (Определение Верховного суда Республики Коми от 15.08.2011 N 33-4410/2011).

Документальное оформление

Для получения денежной компенсации взамен отпуска работнику необходимо написать заявление (Форма: Заявление о замене части отпуска денежной компенсацией (образец заполнения) (Подготовлен специалистами КонсультантПлюс, 2023)).

Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в произвольной форме (Форма: Приказ о замене части отпуска денежной компенсацией (образец заполнения) (Подготовлен специалистами КонсультантПлюс, 2023)). В приказе следует указать ФИО и должность работника, количество дней отпуска, подлежащих замене денежной компенсацией, и расчетного периода, основание издания данного документа (реквизиты заявления работника).

С приказом необходимо ознакомить работника под подпись.

При замене части ежегодного отпуска денежной компенсацией соответствующую информацию необходимо отразить в графике отпусков. Для этого в графе 10 «Примечание» необходимо сделать запись о том, что часть ежегодного отпуска (указать количество дней) заменена денежной компенсацией. Также нужно отразить реквизиты приказа о замене отпуска денежной компенсацией (Форма: График отпусков. Замена отпуска денежной компенсацией. Унифицированная форма N Т-7 (Форма по ОКУД 0301020) (образец заполнения) (Подготовлен специалистами КонсультантПлюс, 2023)).

Каким категориям работников нельзя заменить отпуск денежной компенсацией

Согласно ч. 3 ст. 126 ТК РФ не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков следующим работникам:

• беременным женщинам;
• лицам в возрасте до 18 лет.

Кроме того, нельзя заменить денежной компенсацией ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предоставляемый работникам, которые заняты на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Исключением являются выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, а также за часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, превышающую его минимальную продолжительность – семь календарных дней (ч. 3 ст. 126 и ч. 2, 4 ст. 117 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 18.06.2020 N 15-1/ООГ-1710). Замена минимально установленной продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работникам, занятым во вредных и (или) опасных условиях труда, денежной компенсацией не допускается (Письмо Минтруда России от 27.06.2017 N 14-2/ООГ-5299 ).

Не подлежит компенсации неиспользованный ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предоставляемый работнику на основании п. 5 ст. 14, Закон РФ от 15.05.1991 N 1244-1 в связи с тем, что работник подвергся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, поскольку указанный Закон не предусматривает возможность такой компенсации (Вопрос: О выплате компенсации за неиспользованный ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск лицам, оказавшимся в зоне влияния радиационных факторов вследствие катастрофы на ЧАЭС. (Письмо Минтруда России от 26.03.2014 N 13-7/В-234) ).

Компенсация за неиспользованный отпуск государственному служащему

За неиспользованную часть отпуска госслужащий может получить денежную компенсацию. Чтобы посчитать количество дней, за которые полагается компенсация, нужно из общего количества дней отпуска вычесть 28 дней. Например, если в год положено 38 дней, то из них вычитаем 28 дней. То есть за 10 дней госслужащий может получить компенсацию.

Компенсацию можно получить как за всю оставшуюся часть, так и за любое количество дней из этой части. Для этого госслужащий должен подать письменное заявление.

Указанные правила установлены в ч. 9.3 ст. 46, Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ и <Письмо> Минтруда России от 21.03.2016 N 18-4/10/В-1771).

Ссылка на документы:

Путеводитель по кадровым вопросам. Замена отпуска денежной компенсацией

Типовая ситуация: Можно ли заменить отпуск денежной компенсацией (Издательство "Главная книга", 2023)

Вопрос: Правомерно ли выплатить компенсацию за часть отпуска, превышающую 28 дней, до предоставления основной части отпуска, если работнику положен отпуск 34 дня, а заявление о замене 6 дней отпуска денежной компенсацией он написал до использования 28 дней отпуска за текущий год? (Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Ростовской обл., 2023)

Последние изменения: Замена отпуска денежной компенсацией (КонсультантПлюс, 2023)

Подборка форм: Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска (КонсультантПлюс, 2023)