Правила составления графика отпусков в ТК РФ за год не изменились, однако работники и работодатели часто обращались в Роструд с вопросами о том, как их применять. Возникали споры о включении в график неиспользованных отпусков за прошлые годы. Об основных нюансах подготовки этого документа читайте в обзоре.

Когда утвердить график отпусков

График нужно утвердить до 17 декабря включительно, поскольку ТК РФ требует сделать это минимум за 2 недели до нового года. В 2022 году 17 декабря выпадает на выходной (субботу), поэтому лучше успеть до 16 декабря включительно.

Если в компании есть профсоюз, при подготовке графика следует заложить дополнительное время на учет его мнения.

Рекомендуем начать составлять график уже в ноябре.

Как составить график отпусков

Нужно включить в график работников, которые на день его утверждения трудоустроены в компании. Онлайн-инспекция недавно указала: мобилизованных сотрудников не следует вносить в график, так как договоры с ними приостановили. Однако, следует учитывать, что мнение Роструда носит разъяснительный и рекомендательных характер и в данном случае лучше ориентироваться на требования законодательства.

Напоминаем, что некоторые сотрудники имеют право на отпуск в удобное для них время. Их пожелания по датам отпусков учитывать обязательно.

Роструд неоднократно отмечал, что в графике надо указывать конкретные даты начала и окончания отпуска, а не просто месяцы.

По общему правилу ежегодный оплачиваемый отпуск длится 28 календарных дней. Онлайн-инспекция поясняла, что речь идет о любых днях. Нет соотношения, сколько из них должно выпасть на рабочие дни, а сколько на выходные.

По соглашению с сотрудниками отпуск можно делить на части. Одна из них должна быть не меньше 14 дней. Устанавливать дополнительные минимумы, по мнению Роструда, незаконно.

Отпуск дают за рабочий год сотрудника. На практике возникает вопрос, отражать ли в графике неиспользованные отпуска прошлых лет. Роструд подчеркивал, что ТК РФ не запрещает включать либо не включать их в график. Вместе с тем при разборе одной из ситуаций ведомство ответило, что нужно запланировать в графике не только отпуск за рабочий год, но и неиспользованный отпуск за прошлый период.

Практика:

3-й КСОЮ рассматривал случай, когда работодатель без согласия сотрудника включил в график отпуска за прошлые периоды. Кассация поддержала вывод о том, что в действиях компании нет нарушения.

5-й КСОЮ, напротив, подтвердил, что без согласия работника не следовало включать такой отпуск в график. Суды признали законным предписание отменить приказ об отпуске, перенести отпуска за прошлые периоды на другой срок, изменить график.

С учетом неоднородной практики безопаснее включать в график неиспользованные отпуска прошлых лет только по согласованию с работником.

Как оформить график отпусков

Нет обязанности издавать приказ о подготовке графика отпусков, но с его помощью удастся, например, назначить ответственного за разработку документа.

Составить сам график можно по форме Т-7. При переходе по ссылке есть опции скачать бланк графика отпусков в MS-Word и MS-Excel.

Альтернатива — разработать свою форму графика и закрепить ее в локальном акте.

Утверждать график отдельным приказом необязательно, но на практике часто делают именно так.

Как ознакомить сотрудников с графиком отпусков

Закон не закрепляет способ ознакомления с графиком. Можно использовать лист ознакомления произвольной формы, в котором работники поставят свои подписи.

Роструд отмечает: если часть сотрудников перешли на электронный кадровый документооборот, ознакомить их с графиком можно в том числе с помощью простой электронной подписи. Это допустимо при условии, что такой способ указали в локальном акте.

Еще одно важное разъяснение ведомства: тех, кто на больничном, работодатель вправе ознакомить с графиком тогда, когда они вернутся к работе.

Срок хранения графика отпусков — 3 года. Листы ознакомления можно хранить столько же.

Ссылка на документы:

Готовое решение: Как утвердить график отпусков (КонсультантПлюс, 2022) { КонсультантПлюс }

Обзор: Ответственность за нарушение ст. 123 ТК РФ "Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков" (КонсультантПлюс, 2022) { КонсультантПлюс }

Готовое решение: Как заполнить график отпусков (КонсультантПлюс, 2022) { КонсультантПлюс }

Готовое решение: Как определяется очередность предоставления отпусков (КонсультантПлюс, 2022) { КонсультантПлюс }

Готовое решение: Как разделить ежегодный отпуск на части (КонсультантПлюс, 2022) { КонсультантПлюс }

https://онлайнинспекция.рф/questions/view/170911

Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 11.05.2022 по делу N 88-8007/2022 Категория спора: Защита прав и интересов работника. Требования работника: Об оспаривании графика отпусков. Обстоятельства: Между сторонами спора согласовывались периоды отпусков; утверждение графика отпусков на год в текущем году не может указывать на его недействительность. Решение: Отказано. { КонсультантПлюс }

Кассационное определение Пятого кассационного суда общей юрисдикции от 27.07.2022 N 88А-6684/2022 Категория: Споры с уполномоченными органами в сфере труда. Требования: О признании недействительным предписания. Обстоятельства: В ежегодный оплачиваемый отпуск работника без его согласия были включены неиспользованные дни отпуска за предыдущие периоды работы. При вынесении оспариваемого предписания государственным инспектором труда не были нарушены требования Трудового кодекса РФ. Решение: Отказано. { КонсультантПлюс }

Готовое решение: Как рассчитать период рабочего года для ежегодного очередного отпуска (КонсультантПлюс, 2022) { КонсультантПлюс }

Готовое решение: Как предоставить работнику неиспользованные отпуска за прошлые периоды работы (КонсультантПлюс, 2022) { КонсультантПлюс }

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" { КонсультантПлюс }

Форма: Приказ о составлении графика отпусков (образец заполнения) (КонсультантПлюс, 2022) { КонсультантПлюс }

Вопрос: Как подписать график отпусков, если часть сотрудников перешли на кадровый электронный документооборот, а часть - остались на физической подписи? Можно ли использовать 2 бланка графика отпусков - один для сотрудников подразделения, которые перешли на электронный документооборот, а второй - для физических подписей? ("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2022) { КонсультантПлюс }

Подборка форм: Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска (КонсультантПлюс, 2022) { КонсультантПлюс }

Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" { КонсультантПлюс }

Готовое решение: Как ознакомить работников с графиком отпусков (КонсультантПлюс, 2022) { КонсультантПлюс }